Organizzazioni di booster di banda variano per un importo di organizzazione e lavoro di supporto che fanno, ma tutti forniscono aiuto per studenti e direttori di banda. Banda musicale richiede spesso la struttura più complessa, ma bande concerto e jazz hanno anche logistico e finanziamenti alle esigenze che le organizzazioni booster di banda potrebbe aiutare con la fornitura. Impostazione di file sul computer in un modo organizzato renderà molto più facile tenere le informazioni dritto e averlo accessibile quando è necessario. Buona organizzazione inoltre renderà più facile per il genitore prossimo che prende il sopravvento l'ufficio nell'organizzazione di ripetitore di banda.
Istruzioni
• Creare la prima cartella con l'etichetta "Band Boosters" accedendo alla sezione documenti e cliccando su "Nuova cartella".
• Aprire la cartella "Band Boosters" vuota e creare sottocartelle. La cartella di "Band Boosters" deve avere solo altre cartelle in esso, non singoli documenti. Creare una cartella "Amministrazione" o "Presidente" e all'interno di questa cartella creare una cartella denominata "Incontri" per booster riunione agende e minuti; un'altra denominata "Rapporti del tesoriere;" e un altro "Corrispondenza." Questi sono per l'uso dal Presidente dell'organizzazione.
• Indietro all'interno della cartella "Band Boosters", creare nuove cartelle per ogni sezione dei Booster. Per idee, guardare il tuo comitati e ufficiali. Ad esempio, ci sarà probabilmente una cartella "Uniformi", cartella "Fundraising", cartella "Escursioni" e "Color Guard" cartella. È possibile una "Marching Band" e una cartella "Concerto" o "Symphonic Band" Se si dispone di diversi comitati che lavorano con queste organizzazioni specificamente.
• Creare sottocartelle all'interno di ogni cartella di comitato. Ad esempio, la cartella "Marching Band" potrebbe avere sottocartelle con l'etichetta "Props", "Accompagnatori", "Concorso pasti," "Travel Contest" e "Pit Crew." La cartella "Uniformi" avrà le sottocartelle denominate "Marching uniformi" e "Concerto uniformi." La cartella "Fundraising" avrà le sottocartelle etichettate con il nome di tutti gli eventi di raccolta fondi durante tutto l'anno, compresi eventuali concorsi o eventi ospitati dalla band.
• All'interno di ciascuna delle sottocartelle, è necessario conservare i documenti per l'anno. Ad esempio, la cartella di "Chaperones" avrà un documento per ogni evento che la band parteciperà e con i supervisori che volontariamente, poi un altro documento per il viaggio o concorso con i supervisori, ecc. Se la scuola ospita un concorso o un evento, è necessario che la cartella "Contest" avrà molte sottocartelle che contengono i documenti. Ad esempio, ci saranno le sottocartelle per parcheggio, concessioni, traffico flusso - sia umano interno e veicoli fuori - giudici e gestione delle attrezzature.
• Email o trasferire la struttura di base di ogni presidente di Commissione o ufficiale per loro da personalizzare e aggiornare tutto l'anno.
Consigli & Avvertenze
- Salvare la cartella di Band booster sul disco rigido e creare un backup su un disco rigido esterno di qualità e un flash drive portatile. Salvare le unità esterne a intervalli regolari, ad esempio una volta al mese dopo incontri Booster. Questo garantisce la portabilità dei dati e assicura di che non perdere anni di informazioni.
- Evitare di lasciare una persona hanno troppo controllo in un'organizzazione di ripetitore. Potrebbe essere saggio lasciare che ogni presidente di comitato mantenere la propria cartella, quindi compilare e aggiornare il file di richiamo generale banda ogni anno per essere sicuri di che avere una copia di tutte le informazioni nel caso in cui qualcuno si muove o si lascia senza passare oggetti verso il basso per il prossimo presidente. In alternativa, è possibile memorizzare i file su un server cloud pubblico ogni officer e Presidente di consentito l'accesso ai file per aggiornare o rivedere. Non rendere tesoriere file pubblici.