Genealogisti possono rapidamente diventare sommersi da informazioni e mantenere tutto dritto è una sfida. Mentre mucchi di record, grafici e foto in disordine ancora la casa di un appassionato di genealogia, il disordine non è tutto in forma cartacea. Con scambi di posta elettronica costante con i membri della famiglia, altri ricercatori e custodi di record, è possibile diventare sopraffatto con corrispondenza di e-mail di genealogia. Organizzare le email genealogia può mantenere l'ingombro al minimo e aiutarvi a trovare rapidamente le informazioni che necessarie.
Istruzioni
• Creare un account email separato. Con così tanto del tuo business personale e professionale, condotto da e-mail, ha senso avere una contabilità separata per scopi distinti. Creare un account di posta elettronica esclusivamente per corrispondenza di genealogia e dare quell'indirizzo di eventuali siti o persone lo scambio di informazioni di storia personale.
• Creare cartelle di posta elettronica aggiuntivi. La chiave per mantenere e-mail organizzato sta usando le cartelle. Programmi come Outlook, Yahoo, AOL, GMail e Hotmail hanno la possibilità di creare cartelle. Ad esempio, il programma AOL, si passa il mouse sopra il link di "Cartelle personali" sotto il pulsante calendario. Cliccate sul link "Aggiungi" per creare una nuova cartella.
• Cartelle di etichetta. Un'idea è di creare una cartella per ogni cognome che si ricerca. Si può creare una cartella principale denominata "Cognomi" poi sotto-cartelle per ogni cognome. Potrebbe essere una cartella "Luoghi" per informazioni sulle contee, Paesi o Stati, una cartella generale "genealogia" per la newsletter e suggerimenti da liste di email.
• Scrivere righe oggetto descrittivo. Come si invia un messaggio, essere sicuri di scrivere una riga di oggetto descrittivo. Ad esempio, anziché scrivere "Cugino di Johnson" come una riga dell'oggetto, scrivere "Peter Johnson, Contea di Polk, 1854" come riga dell'oggetto. Quando cercano informazioni più tardi, l'oggetto e il mittente sono gli unici pezzi di informazioni che si vedrà subito, quindi un oggetto descrittivo aiuta a ricerche di velocità.
• Ordinare i messaggi immediatamente. Una volta che avete il sistema organizzativo in atto, è possibile mantenere una maniglia sul tuo corrispondenza e-mail ordinando immediatamente.
Consigli & Avvertenze
- Outlook 2010 consente di conversazioni ignora o Clean Up. Ripulire cancellerà ripetizioni ridondanti dei messaggi quando avete risposto ad una email, e ignora la conversazione viene spostata nella cartella Posta eliminata.