Sei l'organizzatore di eventi per un torneo di carte o giochi da tavolo "dal vivo". Prima di chiamare un reparto vendite hall hotel o convenzione è necessario disporre informazioni ragionevolmente accurate per quanto riguarda il vostro evento in ordine per le vendite associate/manager di redigere un contratto preliminare. Dopo termini sono concordati e le pratiche burocratiche sono firmata, si sarà posto a contatto con il catering o funzione di coordinatore di sala. Mentre si avvicina la data del tuo torneo, saranno esaminate ulteriori dettagli (ad esempio tabelle, sistemi PA, connessioni Internet). Tutto questo sembra essere un processo semplice; Tuttavia, ci sono linee guida e le insidie che richiedono la tua attenzione prima di firmare qualsiasi contratto..--altrimenti, si potrebbe sperimentare alcune spiacevoli sorprese, le spese eccessive e possibili problemi legali. Ecco alcuni passi per "che copre le basi" e rendendo il processo di prenotazione senza intoppi.
Istruzioni
Prenota l'evento...
• Selezionare la data. Tenere a mente per evitare le vacanze principali così come il giorno di Natale, ringraziamento, nuovo anno, della madre e del padre e abbastanza interessante, Halloween-quando le persone tendono a festeggiare con la famiglia e gli amici. Inoltre, essere diffidenti di date di inverno in climi freddi e la stagione degli uragani nelle città costiere. Scegliere un week-end (in contrapposizione a giorni feriali) quando la maggior parte delle persone sono il lavoro e le tariffe tendono ad essere più conveniente.
Il vostro programma potrebbe includere registrazione e un Meet and Greet presto il venerdì sera, giochi a partire dal sabato mattina e playoff di qualificazione dopo cena. La domenica è spesso riservata per "ultima possibilità" o giochi facoltativi, nonché presentazioni di premi. Eventi di un giorno (tutto il giorno sabato) sono anche in voga; Tuttavia, la maggior parte delle persone preferiscono una visita più lunga e più opportunità per rilassarsi, partito o visitare la città che ospiterà durante le pause nella pianificazione.
• Scegliere una città come Las Vegas, Orlando o Philadelphia che offre un sacco di attrazioni o caratteristiche forse storiche. Considera la prossimità ad un aeroporto e l'accesso alle principali autostrade. Prendere il tempo di ricerca; come è vero in immobiliare-it s all about posizione, posizione, posizione. È meglio se si dispone di una grande compagnia aerea un hub in questa città e Hotel vicino all'aeroporto che offrono un servizio navetta gratuito
• Hanno una buona maniglia sul numero di giocatori che si desidera accogliere al fine di selezionare l'apposito impianto di riproduzione. Se prenoti una struttura molto grande si paga per lo spazio inutilizzato. Se siete troppo conservatore potrebbe essere una folla di overflow e nessun posto per giocare. Impostare un limite per le dimensioni del vostro campo. Ad esempio, è possibile avere un campo di 150-giocatore. Ora l'hotel può adattare le vostre esigenze di spazio basate su quel numero e si può annunciare che il torneo è limitato per i primi 150 dichiaranti.
• Determinare il numero di carta o tavoli rettangolari (lunghi), che avrete bisogno. Giochi di carte tradizionali (es. ponte, picche, whist, euchre) richiederà le tabelle di carta quadrata standard 3 da 3 pollici. Altri giochi come backgammon, cribbage, gin rummy e scacchi sono migliori giocato a 6 piedi o 8 piedi di lunghezza nelle tabelle. Altre apparecchiature dovrebbero includere un podio e microfono, cavalletto e carta, sedie e tavoli aggiuntivi lunghi per registrazione, padroni di casa e segnapunti. Potrebbe essere necessario noleggiare tavoli da gioco, come la maggior parte degli alberghi non lo stock di questi. Il responsabile di sala funzione lavorerà con voi per quanto riguarda il layout dell'area di gioco. È anche possibile chiedere l'hotel per fornire stazioni di acqua ghiacciata per i giocatori.
• Pianificare di conseguenza il numero di host. Se si effettua un solo evento, è necessario almeno un host per ogni 75 giocatori. (Sono il direttore e sarà disponibile per qualsiasi necessità di ulteriore supporto, come pure possibile arbitraggio). Il torneo deve muoversi lungo e seguire il suo programma per ogni turno. Se si sceglie di eseguire due o più diversi giochi (ad esempio picche e pinnacolo), quindi è necessario disporre di personale separata per ogni gioco. Inoltre, i volontari sono preferiti per aiutare con la registrazione e qualsiasi supporto di un host di gioco. (Molti alberghi hanno personale per impostare e rompere giù per un corridoio di funzione).
• Chiedi il tuo avvocato di rivedere il contratto prima di firmarlo. Quando si Prenota una struttura che è prassi normale per avere a impegnarsi per un "blocco di camera" in cambio dello spazio, che è proporzionato al numero di camere prenotate. Alcuni alberghi offrono scale scorrevoli, che dare credito per il numero di camere prenotato. Servizio opzionale pasto spesso contribuirà a ridurre il costo dell'impianto. Se è possibile pagare una tariffa forfettaria per il corridoio, che è l'ideale. LEGGERE IL CONTRATTO E LE RAMIFICAZIONI DELLA CLAUSOLA DI LOGORAMENTO DI CAMERA. Avete il diritto di interrogare qualsiasi parte della lingua del contratto. Un frettoloso firma senza tener conto delle possibili conseguenze potrebbe lasciare a dire rettilinei. Maggior parte degli alberghi si cercherà sempre di lavorare con voi, ogni passo del cammino.
• Richiedono che i partecipanti iscriversi in anticipo. Se permetti le voci porta si avrà alcun modo di gestire la dimensione del campo e i partecipanti non avranno alcun incentivo a pagare in anticipo (eventuali operatori porta dovrebbero essere con un supplemento). Inoltre, i giocatori locali eroderà il tuo blocco di camera, come essi saranno commutare all'evento. E un altro potenziale problema da tenere a mente è partecipanti cercando di prenotare l'hotel sul Web (di fuori del contratto) al fine di ottenere ulteriori sconti. Tentare di negoziare per i migliori sconti camera disponibili per impedire che ciò accada.
Consigli & Avvertenze
- Pianificare in anticipo! Prenota il tuo evento almeno quattro mesi di anticipo, preferibilmente sei mesi in anticipo.
- Creare (o qualcun altro creare) un sito web dedicato per il vostro evento. Includono informazioni di registrazione, link all'hotel e il programma degli eventi.
- Lavorare a stretto contatto con l'hotel ed essere sicuri di avere discussioni telefono normale con il reparto vendite per quanto riguarda il numero di camere prenotato.
- Preparare tutte le forme e i fogli di regola per il vostro evento.
- Prevede di arrivare almeno un giorno prima dell'inizio dell'evento.
- Non firmare alcun accordo senza legale o una revisione approfondita.
- Non consentono esterno-comprato cibo o alcol nella vostra camera di torneo. Quest'ultima è particolarmente importante, come ci sono passività in questione.