Come comporre gli script per servizi di segreteria telefonica

Come comporre gli script per servizi di segreteria telefonica

Un servizio di segreteria telefonica è un servizio che risponde alle chiamate telefoniche per persone e aziende, in genere quando una persona o un'azienda o è chiuso o non dispone di personale per rispondere al telefono su base regolare. Un servizio di segreteria funziona da uno script, di solito composto da parte del cliente e risponde alle chiamate secondo lo script e altre istruzioni che il cliente può avere. Scrivere uno script per un servizio di segreteria non è difficile se capisci client di servizio di segreteria telefonica e le esigenze del cliente.

Istruzioni

• Determinare chi è il cliente. Si avrà in genere un linee guida generali per scrivere. In alcuni casi, il cliente fornirà un contorno dettaglio tutto ciò che vorrebbero il servizio di segreteria telefonica per coprire per ogni telefono messo in campo. Il vostro compito è di scrivere uno script che integra tali elementi. È una buona idea di leggere oltre un portafoglio di società prima di iniziare a scrivere.

• Concentrarsi sulla scrittura di uno script che è facile da leggere e facile da trasportare, naturalmente. La prima parte dello script sarà il saluto, che in genere è semplice. Una tipica apertura sarà buona mattina (pomeriggio o sera), seguito dal nome del client. Script per un business che potrebbe ricevere chiamate a livello internazionale non deve includere l'ora del giorno, che potrebbe generare un cliente fuori quando si chiama da un fuso orario diverso. È consigliabile utilizzare il nome della società solo nel saluto.

• Scrivere diverse opzioni per gli operatori di telefonia di servizio di segreteria telefonica. Le opzioni di base sono fornite dal cliente e dovrebbero anticipare situazioni frequenti telefonata che potrebbe ricevere un servizio di segreteria per conto del client. Frase le risposte in modo che gli operatori di telefonia di servizio di segreteria telefonica sono camera di improvvisare, ma non troppo. Non volete il vostro script per eseguire il loro in un angolo, ma si desidera scrivere abbastanza specifico che lo scopo della telefonata è soddisfatta.

• Mantenere le frasi in script telefono breve. Dare gli operatori di telefonia spazio per respirare. Frasi lunghe infilate insieme con virgole e nessun periodi avrà gli operatori di telefonia di servizio di segreteria telefonica cercando di riprendere fiato. Questo si tradurrà in gestione sciatta, poco professionale dei clienti. Evitare allitterazione e altre parole e frasi che possono causare gli operatori di telefonia avere un momento difficile ripetere lo script.